Beim Anlegen oder Importieren eines Dokuments in TRADEON wird dieses an ein Objekt oder einen Vorgang im Warenwirtschaftssystem angehängt. Dokumente können an alle Stammdaten und Belege angehängt werden. So kann beispielsweise der aktuelle Schriftverkehr beim entsprechenden Kunden und eine Konstruktionszeichnung beim jeweiligen Auftrag hinterlegt werden.

Durch das Verknüpfen der Dokumente mit Objekten und Vorgängen ergibt sich automatisch die richtige Datenstruktur. Das Anlegen und Verwalten von Ordnern im Dateisystem ist nicht mehr erforderlich. Die Dateinamen werden ebenfalls automatisch generiert.

In der TRADEON Vorlagenverwaltung können beliebige Dokumente als Vorlage hinterlegt und nach Bereichen gruppiert werden. Dies stellt sicher, das alle Benutzer mit den gleichen, unternehmensweiten Vorlagen arbeiten. Der Auftritt nach außen hin erscheint konsistent und professionell.

Es werden alle gängigen Dateiformate unterstützt. Sofern sich eine Datei mit einem Doppelklick auf dem PC öffnen lässt, eignet diese sich auch für TRADEON. Lediglich das zum Öffnen der Datei erforderlich Programm muss auf dem jeweiligen Client installiert sein.

Die besondere Unterstützung für Microsoft Word Dokumente ermöglicht es, beim Anlegen eines Dokuments über TRADEON automatisch Felder der Vorlage ersetzen zu lassen. So kann beispielsweise die Anschrift oder die Kundennummer in das Dokument eingefügt werden.

Alle Dokumente werden in einer zentralen Ablage im Netzwerk gespeichert. Dies vereinfacht die Datensicherung und ermöglicht allen Benutzern den Zugriff auf die Dokumente.